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2011年3月 8日 (火)

EXCELのシートは方眼用紙じゃない!

常々情けないと感じ、何度か改善するよう諭すのですが、なんともしない部下達が悲しい。

なんとも思慮の無い話で、報告者や説明書など文章で示す書類をEXCELを使用するのであります。
図形もEXCELで描いたりするのですが、Visio や Draw を使用してもらいたいものです。
これは、センスの欠片もない図になるのと、非効率だからですが、意味合いから言えばまぁ仕方ないかな、”アプリケーションを使いこなす能力がないのだから”と許せるのですが、文章にまとめるのにEXCELは駄目。
やはりワードプロセッサであります。
スプレッドシートは違うのです。作表なら許せますが、最終的にはワードプロセッサの中に埋め込んで、全体はやはりワードプロセッサで仕上げるべきです。

特に、ソフトウエアの設計書をEXCELで作成するようです。初めて見たときもうびっくりです。
EXCELはディスプレイモニタに映し出したものと、印刷が違い。レイアウトは崩れる、文字は欠ける。複数シートのレイアウト印刷ができない等、不便が一杯。更に、ドキュメントの飾りがし難いのです。

でも、一番の問題は、EXCEL シートを方眼紙としてだけ使い、見た目だけ意味の無いものとしていることです。これは、大手コンピュータ企業から受け継いだ文化のようですが、愚の骨頂というやつです。

せめて、EXCELで設計書などを起こすのであれば、項目ごと明確なフィールド(セル)を設けて、方眼にだけはしないでほしい。
項目要素には意味があり、他とつながっているのです。

更に、スプレッドシートの良さは自動化です。たのシートも含めて項目の引用、関数処理でできて、ウイザードとして手順が定義できたりします。

ただ単に、絵としてドキュメント化するのならば、ペンで書くのと大差ありません。

データベース・スキーマ、ファイル設計書のような票ばかりの書類ならスプレッドシートありですが。

基本 Visio。総合的なドキュメントはWord。それも確りスタイルを与えます。
EXCEL は手順を確り与えます。
ただし、Word でスタイルを与えようとすると、Word が自動処理を行って、なかなか重い道理に行きません。目的のスタイルができて雛形ができると、きれいで見やすく、効率がよくなります。スタイルで意味に見合った表現ができるので、スタイルテンプレートを変更するだけで、表現を変更できるわけです。

こうして、EXCELからVisio & Word への変更進めるのですが、結局昔ながらから脱却しない。最初の手間隙と知恵を絞ることを放棄して、慣れだけ進むのです。

ところで、そろそろ Open Office に乗り換えねばならないのですが、一番の気がかりは、Visio と Draw の違いであります。
木図や流れ図を描くことが多いので、Visio のブレーンストーミングを使います。これが快適に使えないと駄目なわけです。

何より、寄る年波で、最初の取っ掛かりが厳しい。

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